Search for content, post, videos

Kako napisati email potencijalnom klijentu ili poslodavcu?

Komunikacija putem mejla je neizostavni deo današnjeg poslovanja. Bilo da se radi o pisanju poslovne ponude, konkurisanju za neki projekat, prijavi za edukaciju ili imejl marketing kampanji – nepohodno je da se upustite u komunikaciju putem mejla. A kako napisati email koji će vas na adekvatan način predstaviti potencijalnom klijentu ili poslodavcu otkrićemo vam u redovima koji slede.

Kada želite da pošaljete klijentu mejl u vezi nekog konkretnog zadatka, narednog koraka ili pak želite da ga obavestite o postignutim ciljevima – takav vid komunikacije zahteva formalan ton i prilagođenu komunikaciju.

Evo i nekoliko zlatnih pravila kako pravilno napisati email:

Vaša adresa

Želite da budete shvaćeni ozbiljno?  U tom slučaju i vaša imejl adresa mora biti ozbiljna. Prva, ujedno i najveća greška koju možete napraviti jeste sam naziv vaše imejl adrese.
Jedini ispravan oblik bi trebalo da bude u formatu:
imeprezime, ime.prezime ili ime-prezime nakon čega sledi znak @ i domen.

Subject (predmet) mejla

Subject poruke mora biti kratak i jasan. To ne znači da u subject-u morate opisno prepričati čitav mejl, ali potrudite se da vam predmet poruke bude koncizan, jasan i precizan. Na primer, ukoliko šaljete ponudu za saradnju, možete navesti kao subject:
Ponuda za usluge kreiranja sadržaja obućarska radnja Subotić, naziv firme ili vaše ime i prezime, ukoliko šaljete kao freelancer.

Tip! Kao što je nepoželjno pisati predugačke subject-e, isto tako treba izbegavati i pisanje samo jedne reči kao što su Ponuda, Sastanak, Reklama.
Telo mejla/sadržina
Kada pišete jedan ozbiljan mejl kojim se obraćate klijentu/spoljnim saradnicima/poslodavcu, potrebno je u mejlu izraziti poštovanje. Početak može biti formalan (Poštovani…) ili neformalan jer je doza empatije i “bliskosti” u digitalnoj industriji poželjna. Zatim tekst nastavljate u novom redu, velikim početnim slovom. Suvišna je upotreba bilo kakvih emotikona, kao i skraćenica tipa Ej, Pozz i slično.
Poruka treba da bude kratka i jasna. U obraćanju uvek persirati. Pridržavajte se gramatičkih i pravopisnih pravila. Ako je imejl duži, preporučuje se da ga podelite u celine.
Pasuse odvajajte praznim redom, a svaki odlomak mora imati smislenu celinu u kontekstu već napisanog teksta.

Tip! Beline u tekstu su vaši prijatelji. Koristite ih mudro i omogućite čitaocu mejla da lakše apsorbuje sve informacije koje mu šaljete.

Ukoliko šaljete neki dokument ili bilo koji drugi prilog, obavezno u tekstu mejla navedite da uz mejl prilažete i određene fajlove.
Na primer, možete napisati:
“U prilogu mejla se nalazi sadržaj za Facebook reklamu” ili “U prilogu Vam dostavljam potrebnu/dogovorenu dokumentaciju.”
Pravopis i greške u kucanju
Vodite računa o pravopisu i gramatičkim pravilima! Kada je reč o formalnom mejlu, zaboravite na sve ono što važi u komunikaciji na internetu! Velika slova su obavezna, jedan space nakon bilo kog znaka interpunkcije kao i pre otvorene i nakon zatvorene zagrade. Ne smete koristiti “ošišanu” latinicu, odnosno latinicu bez dijakritika. Dakle – kvačice su obavezne!

Pre nego što pošaljete mejl obavezno još jednom proverite sve što ste napisali.

Pozdrav i potpis
Mejl koji šaljete klijentu obavezno završite sa “Srdačan pozdrav”, “S poštovanjem” ili “Unapred zahvalan/zahvalna”. U narednom redu napišite vaše ime i prezime. Ispod toga možete napisati i naziv firme/agencije za koju radite ili čiji ste osnivač. Takođe je poželjno ostaviti i sve one službene podatke koje čitaocu mejla omogućavaju da vas kontaktira – broj telefona, linkove do vas, lokaciju.
Tip! Najbolje opcija je setovanje automatskog potpisa, koji prati svaki vaš mejl. Osim što vama olakšava posao, na izvestan način vas i brendira.
Odgovorite na mail
Kada dobijete odgovor od klijenta, obavezno, u što kraćem roku, odgovorite na isti. Ukoliko se radi samo o dobijanju određenih informacija, svakako pošaljite mejl sadržaja “Hvala na odgovoru” i sl. U svakom slučaju, kakva god da je sadržina mejla koji ste dobili, neophodno je da na njega odgovorite. Na taj način se dugoročno gradi poverenje sa konzumentima ili klijentima.

Umesto poštara – danas očekujemo malu kovertu na monitoru.
Iako je u epohalnoj meri komunikacija olakšana, pisanje sadržaja za elektronsku poštu zahteva određena pravila ponašanja i pisanja. 🙂